LET’S GET PRODUCTIVE – Wie du deine Produktivität maximal steigerst

Sag nichts! Wenn dich nicht gerade eine Welle der Faulheit überkommt (was völlig normal ist), dann willst du deine Zeit einfach maximal nutzen. Wir alle sind nur eine begrenzte Weile hier und wollen unser Leben auf’s Volle genießen. Dafür gibt es ein paar Dinge, die wir gern schaffen wollen. Sei es eine Bucket List, eine fabelhafte Karriere, große Pläne und Träume oder einfach nur unsere persönlichen Ziele, die unserem Leben einen Sinn verleihen.

Doch wer Großes vorhat, muss klein anfangen. Mit anderen Worten, um langfristig viel zu erreichen, muss man kurzfristig viel schaffen können. Jeder Tag ist ein Geschenk für uns und unsere Ziele. Wie wir den Tag verbringen entscheidet, wieviel wir am Ende erreicht haben werden. Denn die Summe aller Tage wird am Ende unseres Lebens die Summe aller Errungenschaften sein.

Genau deswegen ist es wichtig, dass du lernst, wie du deine Produktivität maximal steigerst und welche Routinen und Tricks das Beste aus dir und deinem Tag rausholen.

Also fangen wir an…

„It’s not the hours you put in your work that counts, it’s the work you put in the hours.“ – Sam Ewing

1. Time deine Zeit

Um mehr Zeit für deine Ziele herauszuholen, musst du erstmal wissen, wo die Zeit hingeht. Führe dafür für eine Woche ein Tagebuch in dem du alle deine Aktivitäten notierst und wieviel du für sie brauchst. Damit gewinnst du gleich zwei Überblicke: Dir wird bewusst, wieviel Zeit du für was benötigst und du führst die alle Aktivitäten vor Augen, die du eigentlich gar nicht brauchst und die dich deine kostbare Zeit kosten. Als nächstes kannst du schauen, wie du in Zukunft mehr Zeit gewinnen kannst. Zeit spielt bei der Produktivität eine nicht ganz unwichtige Rolle, daher ließ dir meinen Beitrag über das Time Management durch.

MANAGE YOUR LIFE – Steigere deine Leistung mit Time Management

2. Mache regelmäßige „kluge“ Pausen

Bestimmt hast du schon oft gehört, dass du Pausen machen sollst, um dich zu erholen und deinem Gehirn Zeit zum aufladen zu geben. Das ist richtig! Richtig gesetzte Pausen verbessern deine Konzentrationsfähigkeit und hilft dir dein Leistungsniveau aufrecht zu erhalten. Allerdings solltest du dir deine Zeit für Pausen richtig wählen. Methoden wie die Pomodoro Technik mögen in einigen Fällen ganz nützlich sein, können dich aber auch aus dem Arbeitsfluss kicken, wenn du gerade so richtig in Fahrt gekommen bist, die Ideen aus dir heraussprudeln und du auf einmal eine Pause „machen musst“. Unterbreche niemals einen Arbeitsfluss. Mache Pausen zwischen zwei unterschiedlichen Aufgaben. Solltest du an einer längeren Aufgabe arbeiten, so teile sie in einzelne Arbeitsprozesse und Schritte auf. Dann könntest du zwischen zwei Arbeitsschritten eine Verschnaufpause einlegen. Achte ebenfalls daran, dass du deine „Pause“ nicht aus Prokrastinationsgründen machst, weil du gerade keine Lust auf die Aufgabe selber hast. In dem Fall wäre es sinnvoller, dich lieber einer anderen Beschäftigung zu widmen.

3. Setze „selbsternannte“ Deadlines

„Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe.“ – Abraham Lincoln

Ohne Deadlines hast du “beliebig” viel Zeit für eine Aufgabe, denn du hast ja schließlich keinen Druck. Das wird aber dazu führen, dass du sie niemals beenden wirst. Gerade bei deinen persönlichen Zielen hast du meist keine Deadline – wenn du sie dir nicht selber setzt. Das kann aber leider bedeuten, dass du sie niemals erreichen wirst. Genau deswegen ist es wichtig, sich Termine und Stichtage zu setzen und deine Ziele in Meilensteine aufzubrechen. Erst wenn du weißt, zu welchen Zeitpunkt du etwas „brauchst“, kannst du alles organisieren und planen, um es zu erreichen.

4. Befolge die „Two-Minutes Rule“

Kannst du eine Aufgabe in zwei Minuten oder weniger erledigen, erledigst du sie sofort! Zum einen, ist es erfrischend, den ganzen Kleinkram hinter sich zu haben und du kannst viele kleine Punkte auf der to-do Liste abhacken. Zum anderen, musst du nicht mehr an diese kleinen Aufgaben denken, aus Angst, sie zu vergessen.

5. Kein Multitasking

Es gibt schon mehr als genug Studien, die belegen, dass der Mensch nicht für’s Multitasking gemacht ist. Die Aufmerksamkeit „springt“ dabei von einer Aufgabe zur anderen und man verbraucht viel zu viel Energie, um in die einzelnen Aufgaben „reinzukommen“. Mach es dir zur Gewohnheit, dich voll und ganz einer Aufgabe zu widmen und erst dann zur nächsten überzugehen, wenn du sie fertig hast.

6. Better done than perfect

Es existiert keine Perfektion. Genauso wie kein Mensch perfekt ist. Daher wirst du niemals die Vollkommenheit eines Projektes erreichen. Mache es dir daher zur Lebensphilosophie jede Aufgabe und jedes Projekt so gut du kannst zu erledigen und dann einfach abzuschließen. Gehe danach sofort zur nächsten Aufgabe über. Deine selbstgesetzten Deadlines werden dir dabei helfen.

Tipp: Im Übrigen hilft dieser Punkt auch bei Aufgaben, die „einfach nicht klappen“ wollen. Anstatt deine Zeit mit etwas zu vergeuden, was vorerst einfach nicht klappen will, gehst du erstmal zur nächsten Aufgabe über und erledigst diese. Im Anschluss kannst du nach einer Pause nochmal zum vorherigen Punkt zurückkehren und sehen, was sich machen lässt. Vielleicht sieht die Sache auf einen frischen Kopf ja ganz anders aus.

7. Erstelle deine persönliche self-care Routine

Wenn du dich einer neuen Herausforderung widmen möchtest, musst du dafür sorgen, dass die notwendigen Bedingungen geschaffen sind. Daher solltest du immer auf deine Gesundheit, Motivation, Freude und Zufriedenheit achten. Das erreichst du am besten, in dem du jeden Tag mit etwas startest, was dir die Laune hebt, dir Spaß macht und guttut. Baue dir ein Morgenroutine auf, die auf dein persönliches Wohl ausgerichtet ist und du bekommst den notwendigen Push und Energie, um maximal produktiv zu sein. Zum Beispiel könntest du mit einem work-out beginnen und anschließend meditieren, um Körper und Geist fit zu halten. Danach könntest du ein Tagebuch oder Dankbarkeitsjournal führen, um eine emotionale Balance zu schaffen und dein Gemüt positiv zu stimmen. Zum Schluss kannst du etwas für dein Intellekt tun und dich einem spannenden Hobby widmen. Das könnte lesen, Musik machen, Geschichten schreiben und vieles mehr sein. Wenn du zu Beginn des Tages dir selbst viel Gutes tust und dir selbst widmest, setzt du dich selbst an erster Stelle und wirst auch den Rest des Tages sinnvoll für dich nutzen. Setze in deinem Leben dich selbst an erster Stelle und es werden viele Wunder geschehen.

8. Sei proaktiv, statt reaktiv

Lasse dich nicht auf alle eingehenden Nachrichten, Anrufe, E-Mails etc. ein, nur weil sie da sind. Halte kurz inne und Frage dich: Ist das jetzt wichtig? Wenn nicht, dann widme dich wieder deiner Mission zu. Lasse deinen Tag nicht durch andere bestimmen. Schalte notfalls dein Handy auf Flugmodus und checke deine E-Mails nur zu bestimmten Zeiten – außer du erwartest eine wichtige Nachricht.

9. Erschaffe einen ästhetischen Arbeitsplatz

Dein Arbeitsplatz soll für dich schön anzusehen sein und dir gute Laune machen. Wenn du schon beim Anblick deiner Arbeitsfläche keine Lust hast, wirst du dort auch nicht arbeiten wollen. Achte, was dich zur Produktivität anregt und richte es so ein. Du findest mehr als genug Inspirationen auf Instagram, Pinterest und YouTube.

10. Packe ähnliche Aufgaben in eine Einheit

Manche Dinge, kannst du auf einen schlag erledigen. Wenn du also gerade dabei bist einen Anruf zu tätigen und einen Termin zu vereinbaren, kannst du im Anschluss auch alle weiteren geplanten Telefonate erledigen. Wenn du an einem Blogbeitrag bist, kannst du alles rund um den Blogbeitrag zusammenlegen und auf einen Schlag erledigen. Willst du das Wohnzimmer putzen, kannst du es direkt ein wenig ausmisten. Lege Dinge zusammen, die du leicht im selben Atemzug erledigen kannst. Damit sparst du Zeit und Energie um „reinzukommen“.

11. Das „Schwerste“ zu erst

Erledige die „schwerste“, komplizierteste, unliebsame oder energieraubende Aufgabe als allererstes. Zum einen wirst du morgens mehr Energie und Konzentration dafür haben, zum anderen hast du sie schneller hinter dir und kannst dich aufregenderen Dingen widmen. Dadurch wirst du ein Gefühl der Erfüllung haben, da die diese Last weg hast. Wenn du die Aufgabe hingegen vor dich herschiebst, wird sich ein negatives Gefühl in dir ausbreiten und du wirst andauernd an die bevorstehende Herausforderung denken, was dich von allen anderen Aufgaben ablenken wird.

12. Belohne dich

Gönne dir etwas bei erfolgreich abgeschlossenen (großen) Aufgaben. Damit tust du dir nicht nur was Gutes, sondern motivierst dich auch, noch mehr zu tun. Damit trainierst du dich zur Erfolgsorientierung.

13. Schreibe deine Erfolge auf

Notiere dir jeden Tag deine Erfolge. Führe dazu entweder ein Erfolgsjournal, oder erledige das in deinem (Termin)kalender oder BuJo. Zum einen wirst du dadurch gezwungen auf deinen Erfolg zu achten, was dich erfolgsorientierter machen wird. Dein Fokus wird auf den Erfolg, statt auf Probleme gelenkt. Zum anderen, wirst du motiviert, noch mehr erfolgreiche Dinge zu machen und härter an deinen Zielen zu arbeiten, um deinen Erfolgsjournal noch mehr zu füllen. Nebenbei wird dir eine Auflistung aller deiner Erfolge Mut machen und dein Selbstbewusstsein pushen. Solltest du dich für deinen Traumjob bewerben, kannst du dich deiner Aufzeichnungen bedienen, um mit deinen Qualifikationen zu glänzen.

14. Halte ein Bullshit Journal parat

Nichts lenkt einen mehr ab, als plötzliche Gedanken, Ohrwürmer, to-dos, Termine, die einem auf einmal einfallen oder andere Einfälle. Halte daher bei der Arbeit ein Notizblock bereit, wo du störende Gedanken kurz niederschreibst. Damit gibst du deinem Gehirn das ok, diese Informationen vorerst zu löschen und es wird dich nicht alle paar Minuten panisch daran erinnern.

15. Planen einen Tag zuvor

Setze dich jeden Abend hin und plane den nächsten Tag. Trage in deinen Kalender ein, welche Termine und Aufgaben anstehen, wann du wo sein musst, wieviel Zeit du brauchen wirst und was du sonst noch zu erledigen hast. Planst du den Tag durch, kannst du am nächsten Morgen gezielt starten und musst nicht erst noch Zeit vergeuden, dich daran zu erinnern, was noch alles ansteht. Damit bleibt dir mehr Zeit für alle Aufgaben und Ziele. Ein geplanter Tag ist eine Strategie, die dich deinen Zielen näherbringt und für mehr Produktivität sorgt.

16. Reflektiere deine Produktivität

Richte dir einen Tracker ein, mit dem du jeden Tag deine Produktivität bewertest. Eine schriftliche to-do Liste, die du abhacken kannst, könnte als so ein Tracker dienen. Frage dich jeden Tag: Habe ich diesen Tag maximal produktiv genutzt? Wie hätte ich noch mehr herausholen können? Wo und wann habe ich Zeit verloren? Was hat mich an meinen Aufgaben/meinem Vorhaben gehindert?

Nach und nach wirst du durch Selbstreflexion das beste aus deinem Tag holen und deine Produktivität maximal steigern können.

17. Stehe früher auf

„Der frühe Vogel fängt den Wurm“

Selbstverständlich hat man weitaus mehr Zeit für sein Tun, wenn man früher aufsteht, aber das ist nicht alles! Wenn du früher aufstehst, fühlst du dich organisierter, motivierter und hast mehr Energie. Dein Mindset ist anders und du FÜHLST dich bereits produktiver. Alle Aufgaben erledigen sich wie von selbst. Du spürst, wie vorbildlich du bist und das spornt dich zu noch mehr an.

18. Konzentriere dich auf ergebnisorientierte Tätigkeiten

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20% unseres Inputs, 80% unseres Outputs ausmachen. Mit anderen Worten, 20% unserer Handlungen und Taten bringen uns 80% unserer Leistungen. Finde heraus, was diese Taten sind und konzentriere dich darauf. Mache es dir zur Gewohnheit dich nur den Aufgaben zu widmen, die dich deinen Zielen näherbringen.

Kleiner Tipp: Achte auf deine Routine, denn sie bestimmt den größten Teil deines Lebens. Optimiere deine Routine und du optimierst dein gesamtes Leben.

19. Mache eine Informationsdiät

Wie Leben in einem Informationsüberschuss, der unser Gehirn verstopft wie ein vollgeschissenes Klo. Damit füttern wir unseren Verstand mit vielerlei Dingen, die wir gar nicht brauchen und die uns auch nicht guttun, sondern schaden. Kontrolliere daher weitestgehend deine Informationszufuhr. Verzichte auf sinnlos Internetsurfen. Schalte die Benachrichtigungen für die Social Medias aus und greife auf Apps wie Flipboard zurück, um nur die Zeitungsartikel zu lesen, die du lesen willst.

 

Wie du noch mehr aus deinem Leben herausholst und mit der richtigen Strategie deine Ziele erreichst, erfährst du in meinem GRATIS E-Book BRIEFE AN DAS BEWUSSTSEIN.