Wie komme ich in einen WORK FLOW?

Bestimmt hast du ihn schonmal erlebt – diesen Zustand der inneren Leichtigkeit, wenn du völlig vertieft in deine Tätigkeit bist und alles einfach erscheint. In diesem Moment gehst du in deiner Aufgabe vollkommen auf und die Zeit vergeht wie im Flug – du bist in einem work flow.

Doch hast du dich schonmal gefragt, was genau ein work flow eigentlich ist und wie er zustande kommt?

Laut dem ungarischen Psychologen Mihály Csíkszentmihályi, der sich mit dem Flow-Erleben beschäftigte, ist der work flow ein ausgeglichenes Verhältnis von Anforderungen und Fähigkeiten. Denn wenn die Anforderungen deine Fähigkeiten übersteigen, fühlst du dich überfordert und ängstlich, was dich in deinem Arbeitsfluss hemmt. Bist du hingegen überqualifiziert für die Aufgabe, so langweilst du dich und bist anfälliger für Ablenkungen. Sind diese Eigenschaften hingegen ausbalanciert, so bist du angeregt weiterzuarbeiten, weil du neugierig bist, was weiterpassiert und gleichzeitig erntest du den Erfolg jedes Teilschrittes den du erreichst.

Man könnte an dieser Stelle annehmen, dass ein work flow außerhalb unseres Einflusses liegt und dass es auf die Situation und die äußeren Bedingungen ankommt, ob wir in einen Arbeitsfluss gelangen oder nicht. Allerdings solltest du niemals vergessen, dass du alleine die Verantwortung, Kontrolle und Macht über dein Leben hast und damit jeden gewünschten Zustand selbst herbeiführen kannst.

Nun kommen wir zum WIE

Schritt 1 – Analysiere deinen Work Flow

Erinnere dich daran zurück, als du in einem solchen Fluss warst, dass man dich nicht aufhalten konnte. War es dein leidenschaftliches Lieblingsprojekt? War es die neue Aufgabe, die du im Job bekommen hast? War es ein neues, aufregendes Hobby, welches du gerade angefangen hattest? Analysiere den Prozess, um herauszufinden welche Portion an Herausforderung dich anspornt und welche skills dir zur Verfügung stehen. Jeder hat ein eigenes Level und andere Fähigkeiten. Was für dich ein Klacks ist, könnte für mich bereits eine Schwierigkeit darstellen. Lerne dich und deine Stärken und Schwächen kennen und betreibe regelmäßig Selbstreflexion. Dies ist auch für die weiteren Punkte wichtig, da du nur durch kontinuierliche Rückblicke lernen kannst, was deinen work flow fordert und was dich daran hindert.

Schritt 2 – Formuliere klare Schritte

Reduziere Reibungen und Unterbrechungen, indem du von vorneherein Klarheit schaffst. Formuliere klar und deutlich, was zu tun ist. Schreibe eine detaillierte to-do Liste und überlege dir bei jedem Punkt: „Weiß ich genau, was zu tun ist?“ Sollte das nicht der Fall sein, so erkundige dich beim Projektleiter oder schöpfe Wissen aus dem endlosen Weisheitsbrunnen des Internets. Erst wenn jeder Schritt klar ist, kannst du sehen, welche Aufgaben zu groß oder schwer sind und in Einzelschritte aufgebrochen werden müssen. Teile die Tätigkeit solange auf, bis jede Aufgabe leicht verständlich und übersichtlich ist.

The simpler the better.

Schritt 3 – Setze Prioritäten und Zeitlimits

Früh am Morgen hast du die meiste Energie und dein Gehirn ist noch nicht von äußeren Einwirkungen und Informationen überladen. Genau da werden dir die kreativsten Ideen kommen. Verlege Projekte und Aufgaben, die dir innovative Gedanken abverlangen auf den Morgen.

Zum Abend hin, wirst du erschöpfter und deine Gedanken sind nicht mehr so frisch. Routinearbeit, die du gedankenlos automatisch verrichtest lässt sich am besten abends erledigen.

Damit gleichst du den Schwierigkeitsgrad der Aufgabenart mit deinen Fähigkeiten zu bestimmten Tageszeiten aus. Schwerere Beschäftigungen und Strategieplanungen sind morgens auf ausgeruhten Kopf leichter zu erledigen, als abends. Außerdem ist es für Kopf und Körper leichter aus dem Arbeitsmodus in den Ruhestand zu kommen, weshalb der Schwierigkeitsgrad der Aufgaben am Tag eher sinken sollte.

Bedenke ebenfalls, dass eine leichte Aufgabe in der Herausforderung aufgewertet werden kann, wenn ein gewisser Zeitdruck besteht. Selbst wenn du für die Aufgabe eigentlich endlos Zeit hättest, solltest du dir zur Motivation Deadlines setzen. Der Druck bringt außerdem etwas Spannung rein und kann die Tätigkeit spannender machen.

Schritt 4 – Dokumentiere alles

Schreibe auf, welche Dinge du noch zu erledigen hast, welche abgehackt sind und wann die nächsten Punkte fällig sind. Führe to-do Listen und zeichne mind maps in denen du alle Aufgaben detailliert festhältst und jeder Zeit darauf zugreifen kannst. Plane am Abend deine Tätigkeiten für den nächsten Tag. Das spart Zeit, da du dich nicht nach jeder Beschäftigung fragen musst, was du noch machen kannst und du weißt sofort, was zu tun ist.

Führe auch Tagebücher oder Tracker, wie dein Arbeitsflow gewesen ist, was geklappt hat und was nicht. Schreibe Ideen auf, wie du dich verbessern könntest.

Schritt 5 – Baue Routinen und Schemata auf

Jede Handlung und jeder Zustand kann zu einer Routine gemacht werden. Danach kannst du jeder Zeit automatisch darauf zugreifen. Wenn du es dir also zur Mission machst die oberen 4 Schritte jeden Tag zu wiederholen, wirst du nach ca. 21 Tagen (denn solang braucht man, um eine Gewohnheit aufzubauen) automatisch in einen alltäglichen work flow ausbrechen.