MANAGE YOUR LIFE – Steigere deine Leistung mit Time Management

„Alles, was einen Anfang hat, hat auch ein Ende […]“ – Sprichwort

 

Am Anfang scheint die Zeit, die uns zur Verfügung steht, unendlich. Wir haben noch unser ganzes Leben vor uns und unser ganzes Leben sind etliche Jahrzehnte. Was sollen wir mit all der Zeit anfangen? Doch kommen wir erstmal zum Leben und erhalten ein Gefühl für seinen Fluss, merken wir, dass die Zeit uns durch die Finger rinnt, wie Wasser. Jeder Moment vergeht schneller als ein Feuerwerk und Zeit ist unaufhaltsam.

 

 

Doch was wir tun können, ist den maximalen Mehrwert aus unserem Leben rausholen. Wenn wir nur diese paar Jahrzehnte haben, so sollen sie prall gefüllt sein mit dem, was uns unglaubliche Freude beschert. Wenn das Leben so kurz ist, wie ein Feuerwerk, dann soll es auch mindestens genauso schön sein.

Unser Leben ist unsere Zeit. Haben wir unsere Zeit im Griff, sind wir der Kapitän unseres Lebens. Wie ein Pirat können wir uns das nehmen, was wir wollen und was uns zusteht. Arrr…

 

Doch was genau ist das Rätsel um Time Management?

Was passiert, wenn du deine Zeit nicht managest?

Wenn die Möglichkeiten, wie wir unsere Zeit nutzen könnten im Gegensatz zu dem stehen, wie wir unsere Zeit wirklich nutzen, entsteht ein Konflikt. Insbesondere, wenn es Ziele gibt, die wir erreichen wollen. Wir verfallen in Eile und sind einem Dauerdruck ausgeliefert – wir leben außer Takt mit uns selber. Unser Tag ist randvoll bepackt mit Dingen, die wir ganz dringend zu erledigen haben, die wir gestern, vorgestern oder gar letzte Woche schon nicht geschafft haben. Jeden Tag kommt immer mehr dazu. Immer mehr muss aufgeholt werden. Die Massen an Aufgaben erdrücken uns, Angst und Sorge sind zum Dauerzustand geworden. Sie halten uns in angespannter Stimmung. Als nächstes kommen Unzufriedenheit und Frustration hinzu. Während wir versuchen alles aufzuholen, was wir noch nicht geschafft haben, versäumen wir es an unseren Zielen zu arbeiten. Und wenn wir mal an ihnen arbeiten, so kommen unsere Fortschritte uns mickrig vor – die Regelmäßigkeit fehlt. Letzten Endes befinden wir uns in einem negativen Zyklus, der uns in einem Teufelskreis hält und wiederum davon abhält die Zeit richtig zu nutzen. Alles läuft auf eine große Last hin…

 

 

Haben wir keine Kontrolle über unsere Zeit treffen folgende drei Probleme zu:

1. Sorge, dass man Dinge nicht beendet

Haben wir eine große Anzahl an Aufgaben, die wir zu bewältigen haben und steht diese Anzahl nicht in Proportion zu der uns zur Verfügung stehenden Zeit, versetzt uns das in eine unangenehme Stresssituation. Wir versuchen so viele Aufgaben in so wenig Zeit wie möglich zu erledigen. Dabei greifen wir oft zum Multitasking, aus Angst, dass wir wieder nicht genug Punkte auf unserer to-do Liste abhacken können.

Allerdings springt unsere Aufmerksamkeit dabei zwischen mehreren Aufgaben, was uns daran hindert sich auch nur auf eine davon richtig zu konzentrieren. Wir fangen also parallel vielleicht mehrere Dinge an, kommen aber bei keinem zu einem guten Ergebnis und manchmal zu überhaupt keinem. Unsere Ängste werden wahr – wir schaffen es nicht unsere Pflicht zu erledigen. Unsere Pflicht wiederum hindert uns daran, darüber nachzudenken, was uns die größte persönliche Befriedigung bringen würde.

2. Ineffektives Tempo der Durchführung

Wer Deadlines hinterher jagt, wirft seinen Körper aus der Balance. Denn wenn man zu beschäftigt ist, seinen Alltag zu bewältigen, liegen die Prioritäten nicht beim eigenen Körper oder Wohlbefinden. Man arbeitet länger und achtet nicht auf Ernährung, Bewegung, ausreichende Pausen oder gar Meditation. Der Stress, den unser mangelhaftes Zeitmanagement verursacht, wird also nicht gemindert oder bekämpft und kann unseren Körper noch mehr angreifen. Das Tempo, mit dem wir durch unsere to-do Liste versuchen zu rasen, lässt also keinerlei Selbstfürsorge zu.

3. Reizüberflutung

Gibt es zu viel zu tun und zu wenig Zeit, um es zu tun, so löst dies Unzufriedenheit aus.

 

Wie man an Time Management herangeht &

Wie man Time Management betreibt

 

„If you had a bank that credited your account each morning with $86,400–That carried over no balance from day to day –Allowed you to keep no cash in your account –And every evening cancelled whatever part of the amount you had faild to use during the day –What would you do?Draw out every cent every day, of course, and use it to your advantage!Well, you have such a bank — and its name is „TIME.“Every morning, it credits you with 86,400 seconds. Every night, it rules off as lost whatever of this of this you have failed to invest to good purpose.It carries over no balances. It allows no overdrafts.Each day, it opens a new account with you.Each night, it burns the records of the day.If you fail to use the day’s deposits, the loss is yours.There is no going back.There is no drawing against the „Tomorow.“It is up to each of us to invest this precious fund of hours, minutes and seconds in order to get from it the utmost in healt, happiness, and success!“ – John Hoyt

Wenn man seine Zeit besser verwalten möchte, muss man die Art und Weise verbessern, wie man die Erfahrungen und Möglichkeiten seines Lebens handhabt.

Zeitmanagement ist ein Prozess, mit dem man Prioritäten setzen und Aufgaben in die effizienteste Reihenfolge bringen kann. Dafür muss man sich jedoch seiner Werte und Ziele bewusst sein, denn aus unseren Werten entstehen unsere Ziele.

 

1. Ziele richtig formulieren

Bestimmt hast du schon oft gehört, dass Ziele SMART (special, measurable, achievable, reasonable, time bound) sein müssen. Das ist vollkommen richtig so, jedoch gibt es eine Ergänzung. Manche Ziele sind sehr groß, doch man kann sie in Zwischenschritte bzw. in Zwischenziele unterteilen.

Bespiel: Man möchte Künstler werden

1. Man kauft sich Zeichenutensilien
2. Man schaut sich Tutorials an
3. Man meldet sich in einer Zeichenschule an
4. Man macht regelmäßig Zeichenübungen

Hierbei hängt jedes Ziel unmittelbar mit dem vorangehenden und dem nächsten zusammen, denn sie bauen auf einander auf. Zeit ist hierbei der entscheidende Faktor – wir müssen lernen richtig abzuschätzen, wieviel Zeit wir für welchen Schritt brauchen werden und sollten immer einen Zeitpuffer einbauen.

 

2. Prioritäten setzen

Ein Ranking ist unumgänglich, da wir sonst unsere begrenzte und kostbare Zeit auf unwichtige Aufgaben verschwenden. Hierfür gibt es zwei Instrumente aus der Betriebswirtschaft:

1. ABC-Analyse

Bei der ABC-Analyse werden Produkte und Kunden nach ihrem Mehrwert, sprich dem Umsatz sortiert. Die Produkte/Kunden, die den meisten Umsatz bringen, gehören zur Kathegorie A – C kennzeichnet den geringsten Mehrwert. Übertragen wir dieses Modell auf unsere Aufgaben und die Erfüllung unserer Ziele, dann steht A für Aufgaben mit der höchsten Priorität, während die unwichtigsten Aufgaben zu C gehören. Unter B fällt alles andere. Sollte man sich nicht entscheiden können, ob etwas zu A oder B gehört, sollte man es in B einordnen. Überlegt man zwischen B und C, gehört die Aufgabe wahrscheinlich zu C.

1. Pareto-Prinzip (80/20-Regel)

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse durch 20% Aufwand erreicht werden können (und umgekehrt).

 

 

Es gilt also nur die 20% zu identifizieren und sich darauf zu fokussieren.

 

3. Pläne aufstellen

Hat man seine Ziele gesetzt und die Prioritäten bestimmt, geht es daran vorauszuplanen. Dazu solltest du einen 5-Jahres-Plan und einen 1-Jahres-Plan erstellen. Welches der Ziele, willst du zu welchem Zeitpunkt erreichen? Nehme dir dann deinen 1-Jahres-Plan vor und unterteile ihn in 12 Monate. Welche Schritte müssen in den einzelnen Monaten unternommen werden, um dein Ziel zu erfüllen? Die Monate werden wiederum in Wochen geplant. Führe einen Terminkalender oder Bullet Journal – vor allem der Bullet Journal wird dir bei der Planung sehr gute Dienste leisten.

Auch jeder Tag sollte vorausgeplant werden, damit du direkt durchstarten kannst und nichts vergisst. Dabei empfiehlt es sich, die schwersten und wichtigsten Aufgaben für die Zeit einzuplanen, wo man am fittesten ist. Leichte oder monotone Aufgaben können zum Abend hin erledigt werden, da sie nicht viel Energie erfordern.

 

Bonus Tipp: Ein Tag mit 24 Stunden kann zu drei Einheiten aufgeteilt werden. Jede Einheit enthält acht Stunden.

8 Stunden Schlaf

8 Stunden Arbeit

8 Stunden self-care und quality time

 

4. Time Tracker

Führe eine Woche lang einen Tracker und notiere dir, wo genau deine Zeit draufgeht. Schreibe alles auf, was du machst, mit Zeitintervall. So weißt du, worauf deine Zeit „verschwendet“ wird und kannst gezielt daran arbeiten.

 

5. Delegiere

Man muss nicht alles können – selbst die größten Genies können nicht alles im Leben. Daher ist es sinnvoll die Dinge abzugeben, die man selber nicht machen kann. Zum einen spart es Zeit, da man nicht selber ran muss, zum anderen läuft man nicht Gefahr, es falsch zu machen. Delegiere aber auch unwichtige Aufgaben, die keine großen Konsequenzen nach sich ziehen würden, wenn man sie doch nicht oder nicht gut erledigt.

 

6. Kein Multitasking

Multitasking hält uns davon ab, uns auf eine Sache zu konzentrieren. Stattdessen springen wir von einer Aufgabe zur nächsten und kriegen nichts gescheit fertig. Unsere Konzentration, und damit unser Arbeitsfluss, wird ständig unterbrochen. Wir erledigen also statt mehreren Dingen gleichzeitig, kein einziges.

 

7. Lies die Anleitung

Learning by doing erscheint vielleicht spannender und schneller, als wenn man sich durch eine mehrseitige Anleitung quält, ist es aber nicht. Wenn man nicht weiß, wie man etwas machen soll, sollte man nicht zu stolz sein, sich Hilfe zu holen oder sich gründlich zu informieren. Die Recherche dauert vielleicht ein paar Stunden, dafür erhält man wertvolle Ratschläge, die einen viel weiter bringen.

 

Beispiel: Seit Monaten arbeite ich an meiner Gelenkigkeit. Es macht mir unheimlichen Spaß Fortschritte zu sehen. Allerdings kam ich vor einigen Monaten nicht voran. Meine Muskeln fühlten sich hart wie Stein an und schienen eine tiefere Dehnung zu „blockieren“. Zu einem Arzt gehen wollte ich nicht. Schließlich stolperte ich über ein Video, in dem erklärt wurde, dass man sich mit foam rolling „warmkneten“ sollte, bevor man sich dehnt. Es wirkt wie eine gründliche Selbstmassage und bearbeitet die verspannten Muskeln, bis sie weich sind. Ich legte mir sofort einen zu, weil ich es ausprobieren wollte und habe es nicht bereut – im Gegenteil! Jetzt komme ich nach einer langen Unterbrechung endlich weiter und meine Muskeln sind nicht mehr „eingerostet“.

 

8. Konstante Optimierung wiederkehrender Projekte/Aufgaben

Steht etwas regelmäßig auf unserem Plan, müssen wir Wege finden es schneller und effektiver zu erledigen. Z.B. Können wir uns ein Cloud-System wie Dropbox zulegen, um an einem Projekt von mehreren Standorten arbeiten zu können. So können wir Wartezeiten, Stau etc. in Zukunft besser nutzen.

 

9. Reflexion

Ein Mal monatlich solltest du einen Rückblick wagen. Bewegst du dich noch auf deine Ziele zu? Hast du noch dieselben Ziele?

(Wie so ein optimaler Rückblick aussieht und wie du deine Zielorientierung steigerst, werde ich dir noch beibringen ;))

 

Welche Hindernisse zu überwinden sind?

1. Prokrastination

Denn Angst und Sorge ist der Preis, den man zahlt, wenn man nicht anfängt, wann man eigentlich anfangen sollte. Allerdings ist Prokrastination nur ein Symptom eines anderen Problems. Man prokrastiniert aus folgenden Gründen:

2. Perfektionismus

Beim Versuch perfekte Resultate zu erzielen überfordern wir uns selbst. Perfektion ist unmöglich, daher werden wir sie auch nie erreichen. Wenn wir sie jedoch nie erreichen werden, werden wir niemals mit unserer Aufgabe fertig, wenn wir ihr trotzdem nachjagen.

3. Angst vor dem Versagen

Im Gegensatz zu Perfektionismus steht die Angst zu Versagen. Auch diese kann als nicht existent betrachtet werden, denn Versagen heißt lediglich, dass das Ergebnis von der Sichtweise abweicht, wie es hätte sein sollen.

4. Vermeiden

Meiden wir Aufgaben, weil sie uns keinen Spaß machen, langweilig oder zu schwer sind, entziehen wir uns nicht der Pflicht sie zu erledigen, wir bauen lediglich Zeitdruck und steigern den Stress.

5. Überfordernde Aufgaben

Ist die Aufgabe zu groß, kann man sie aufteilen. Vorab sollte man sich aber Fragen, ob diese Aufgabe überhaupt wichtig ist.