PROJECT WHISPERER – Tipps, wie du mehrere Projekte parallel meisterst

Es kommt selten vor, dass wir nur eine Sache erledigen müssen und sonst nichts. Die meiste Zeit müssen wir in fast allen Lebensbereichen mehrere Dinge gleichzeitig unter einen Hut bringen. Wir jonglieren mehrere Aufgaben auf der Arbeit, im Alltag, bauen uns neben unserem Job ein eigenes Business auf oder managen mehrere Hobbyprojekte parallel. Und allein dafür verdienen wir verdammt viel Respekt!

Mehrere Projekte parallel zu meistern ist eine Kunst, für die man erst einmal ein Konzept aufbauen muss. Tut man das nicht, ist man schnell überfordert, bringt Aufgaben und Meilensteine durcheinander, kommt nicht hinterher und ist bald entmutigt weiterzumachen.

Daher habe ich extra für dich eine Liste an Tipps zusammengestellt, wie du Projekte besser planen und verwalten kannst, die ich täglich gebrauche und die mir große Dienste leisten:

1. Setze dir Ziele

Direkt zu Beginn solltest du dir für jedes einzelne Projekt ein Ziel setzen – das Endresultat auf das du hinarbeiten möchtest.

Tipp am Rande: Brainstorme deine Ziele für jedes Projekt in einer separaten Datei, damit du nichts durcheinanderbringst und alle Projekte klar trennen kannst.

Formuliere dein Ziel für jeden Plan klar und deutlich in einem Satz. Manchmal (vor allem auf der Arbeit) kommt es vor, dass sich Ziele in Projekten überschneiden, daher ist es wichtig, die einzelnen Nuancen auszuarbeiten. Wenn du mehrere Projekte hast, die genau dasselbe Ziel haben, machst du entweder etwas falsch, ineffektiv, oder hast deine Ziele nicht genau ausformuliert. Eine präzise Zielvorstellung ist wichtig für den weiteren Verlauf deiner Handlungen und verhindert Missverständnisse, Zeitvergeudung oder mangelhafte Leistung. So erreichst du das versprochene Qualitätsprodukt oder kannst die versprochene Dienstleistung liefern. Stelle Fragen, um deine Ziellinie zu definieren. Was möchte ich mit diesem Projekt erreichen? Wie kann ich es erreichen?

Derzeit arbeite ich an unserer Website, die eine Zulaufstelle für alle unsere anderen Seiten (Aeronia Blog, Nataliia’s Kunstseite und meine Website) werden soll. Dennoch muss ich mir ein konkretes Ziel setzen, was ich mit dieser Seite erreichen kann und wie ich maximalen Mehrwert für Besucher bieten könnte. Genau daran arbeite ich derzeit!

2. Vorarbeit: Projektplanung

Hat jedes deiner Projekte ein Ziel, kommt es in die nächste Phase. Hierbei geht es darum einen Handlungsplan für jedes einzelne Projekt zu erstellen. Eine detaillierte to-do Liste, die dich am Ende an dieses besagte Ziel bringt. Zu diesem Zweck, habe ich separate Ordner für alle meine Projekte bei Evernote angelegt und schreibe alle Ideen, Handlungspunkte und Schritte in eine Datei im entsprechenden Ordner. Teile jedes Projekt in einzelne Handlungsschritte und Teilschritte auf und bringe anschließend deine To-Do Punkte in eine chronologische Reihenfolge, die Sinn macht. Z.B. habe ich am Montag das Headerbild für unsere Website erstellt. Auf dem Bild sind vier Logos vereint. Diese Logos hatte ich zuvor selbst designen müssen. Daher kam die Aufgabe „Logos designen“ vor dem Punkte „Headerbild designen“. Einige deiner Teilschritte werden von anderen Schritten abhängen oder diese beeinflussen. Genau deswegen ist es wichtig, dass du diese Verbindungen erkennst und in deinem Handlungsplan berücksichtigst. Sie werden dir in der weiteren Terminplanung große Dienste leisten. Überlege auch, welche Aufgabenpunkte du zu Aufgabengruppen zusammenlegen könntest, da man diese praktischerweise in einem Zug erledigen kann. Im Falle meines Headerbildes konnte ich direkt nach dem Designen der Logos diese zu einem Header zusammenfügen, da ich direkt am entsprechenden PC saß, Photoshop aufhatte und das Tablet vor mir lag. Ich konnte somit diese beiden To-Do Punkte in einer Session abarbeiten und abhacken.

Sobald dein Handlungsplan steht und du im Detail weißt, was du zu tun hast, kannst du zwei Dinge tun:

1. Gehe deinen Plan durch und kennzeichne, welche der Aufgaben eine „einmalige Sache“ oder Session darstellen und welche zu einem Habit werden müssen. Für das Headerbild hatte ich einen einzigen Termin gebraucht, für ein anderes (Geheim)Projekt arbeite ich derzeit an einzelnen Designs und Skizzen. Da ich eine ganze Kollektion brauche, habe ich das Skizzieren als Habit eingeführt – mindestens eine Zeichnung pro Tag. Somit werde ich nach Ablauf mehrerer Wochen eine ganze Sammlung an Designs haben.
2. Setze dir Deadlines für einzelne Schritte, arbeite Puffer ein und plane deine Termine so, dass du am Ende deine Hauptdeadline mit dem Abschluss des Projektes erreichst.

3. Kalender Planung – Bringe deine Projekte zusammen

Nun ist es an der Zeit deine Projekte zusammenzubringen, um einen Überblick über deine täglichen Aufgaben zu gewinnen und zu schauen, ob du dir nicht zu viel vorgenommen hast. Nimm dir einen Kalender – egal ob digital oder analog – und trage alle deine Deadlines von allen deinen Projekten ein. Teile nun alle deine To-Do Punkte aus allen deinen To-Do Listen auf die einzelnen Monate auf: Was MUSS in welchem Monat erledigt werden? Arrangiere die Aufgaben um die Deadlines herum und teile sie auf Wochen auf. Trage auch Habits in deinen Kalender ein, da diese leicht untergehen können. Halte nebenbei eine „Possible Liste“ bereit, mit kleineren, leichten Aufgaben oder Teilaufgaben, die du zwischendurch erledigen kannst, wenn du unerwartet Zeit hast, mit einer anderen Aufgabe schneller fertig wirst oder etwas wegfällt oder delegiert wird. Der Rest der Possible Liste, wird auf den nächsten Monat übertragen, bis die Punkte durch eine eigene Deadline fällig werden.

Wenn du deine tägliche To-Do Liste erstellst, beachte, dass du nicht mehr als 3-4 größere Aufgaben Punkte neben deinen Habits einplanst. Ansonsten übernimmst du dich, wirst leicht überfordert und kommst nicht hinterher. Dies führt wiederum zu Stress und Panik, da du die Deadlines nicht erreichst. Habe keine Angst davor, um Hilfe zu fragen und Sachen zu delegieren!

Denke auch daran, wichtige Meilensteine und Arbeitsphasen zusammenzufassen. Schaue, welche Wochen anstrengend sein werden, da z.B. wichtige Ereignisse mehrerer Projekte auf einmal fällig werden. Plane voraus und bereite dich vor, indem du Aufgaben verschiebst, delegierst oder frühzeitig erledigst. Plane außerdem anschließende Belohnungen ein, z.B. bauche eine Massage.

4. Plane und manage alle Aufgaben an einem Ort

Auch wenn du deine Projekte einzeln bzw. getrennt managen solltest, solltest du dennoch ein einheitliches System schaffen. Die Verwaltung deiner Projekte kann zeitaufwendig und unübersichtlich werden, wenn du Pläne auf verschiedene Dokumente und Tabellen verstreust.  Brainstorming, Ideensammlung und Handlungspläne verwalte ich bei Evernote in getrennten Ordnern. Meine täglichen to-do Listen schreibe ich in mein Bullet Journal. Ich habe keine einzelnen Zettel rumfliegen und schreibe nicht einen Teil der Ideen in ein Notizblock, einen andern in eine Notizapp und den Rest auf einem Whiteboard. Ich sortiere Dokumente zwar auf einzelne Ordner, verwalte jedoch alles an einem Ort, wo es übersichtlich, leicht zugänglich und vor allem leicht sortierbar ist!

5. Verzichte auf Multi-Tasking

„Du kannst nicht zwei Pferde mit einem Hintern reiten.“ —  Woody Allen

Mehrere Projekte parallel zu meistern, bedeutet nicht, dass man an allen gleichzeitig und auf einmal arbeitet. Das Gehirn kann sich nicht zugleich auf mehrere Sachen konzentrieren und wechselt den Fokus von einer Sache auf die andere. Wenn man also versucht mehrere Sachen zur selben Zeit zu machen, belastet man sein Gehirn und powert sich schnell aus. Man ist langsamer und braucht länger. Du kannst nicht 100% deiner Aufmerksamkeit mehreren Dingen zugleich widmen. Ich schenke jeder Aufgabe meine 100%ige Aufmerksamkeit und versuche sie schnell und effektiv zu erledigen. Zwischen den Aufgaben lege ich eine kleine Pause ein, um mich zu erholen und um mich mental auf die nächste Aufgabe vorzubereiten. In der Zwischenzeit widme ich mich meistens organisatorischen Aufgaben und hacke Kästchen in meiner To-Do Liste ab.

6. Erreiche täglich einen Meilenstein

Bei größeren Projekten ist es schwer einen Fortschritt zu erkennen – vor allem wenn man mehrere Projekte gleichzeitig jongliert. Bricht man seine Schritte in kleinere Zwischenschritte und Aufgaben auf, merkt man mit jedem Hacken, den man auf die To-Do Liste setzt, wie man dem Ziel näherkommt – es wird überschaubarer. Man visualisiert sich den Fortschritt und hat ein Gefühl der Erfüllung, was einen noch mehr anspornt und motiviert. Daher sollte man mindestens ein umsetzbares Element pro Tag einplanen. Zumal man bei Meetings, Besprechungen oder auch Familie und Freunden etwas vorzulegen hat, wenn man seinen Fortschritt festhält. Für mich war es ein unglaublich befreiendes Gefühl, endlich die Logos und das Headerbild von meiner Liste abhacken zu können. Mit jeder erledigten Aufgabe wird der Plan überschaubarer und ich merke, wie ich meinem Ziel näherkomme.

7. Review and adjust – überprüfe regelmäßig die Arbeitsbelastung

… und passe sie an. Wenn du deine Woche planst, schaue was und wieviel auf dich zukommt und ob du in der Lage bist, alles zu tun. Aktualisiere wöchentlich deine Projektpläne. Und wenn dir alles zu viel wird, dann ziehe die Reißleine. Hol dir Hilfe, Unterstützung und plane um. Es ist zwar schön der Projektflüsterer zu sein und mehrere Projekte parallel zu leiten, aber es ist nicht die Sache wert, dass du dein Wohlbefinden auf’s Spiel setzt.

8. Verfolge deine Fortschritte

Schaue nicht nur, ob du gut in der Zeit liegst, oder ob du alles erledigt bekommst, sondern schaue, ob deine Handlungen und Tätigkeiten den gewünschten Effekt einbringen. Frage dich: Komme ich tatsächlich dem Endziel näher, wie ich es mir ausgemalt habe? Treffe ich meine Erwartungen? Oder schweife ich in eine andere Richtung ab?

Eine der besten Arten, um regelmäßiges Feedback zu seiner Arbeit zu bekommen ist die BADB-Methode, die ich in meinem GRATIS E-Book erkläre. Übrigens habe ich nebenbei an der Übersetzung des E-Books gearbeitet und es wird schon bald auf Russisch erhältlich sein.